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ドキュメント最適化（電子化）が企業を変革させる！
セキュリティを強化し、内部統制を確保させ、ナレッジを可能とする。
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紙ドキュメントの問題点
紙ドキュメントは活用がしやすい一方、
・不正や改ざんがしやすい
・セキュリティを確保すると非常に業務効率が悪くなる
・基本的に1枚しかないため共有が図りにくい
・廃棄や森林伐採などの環境問題に繋がる
などの問題点があげられます。 |
ドキュメントのライフサイクル
ドキュメントは「発生・伝達・保管・保存」そして「活用・廃棄」といったサイクルを辿ります。そのサイクルを電子化し情報を共有化するソリューションとしては、「文書管理システム・ワークフローシステム・グループウェア」などがあり、組織や企業ごとに最適な環境をご提案します。
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内部統制
企業内の全ての活動における業務の有効性／財務報告の信頼性／法令遵守が確保されていることを内部統制といいます。Ｊ−ＳＯＸ法などの影響から今後この内部統制が企業に要求されることになるため、記録を残すための運用ルール（電子化ルール／文書管理ルール）を確定し、情報の一元管理を行うことが必要になると思われます。
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ナレッジマネジメント
ナレッジマネジメントとは、社員や組織が持つ個々の「経験・ノウハウ」などの主観的な知識を、「言葉・文章」などで表現できる客観的な情報に変換し共有化する。そのサイクルを続けることで新たなものを生み出すことが可能になるという考えです。
「継続的成長・利益拡大・ビジネス革新」の手法として各企業から注目されています。
右図はナレッジマネジメントの知識スパイラルです。
『暗黙知』とは、言葉で表現することが難しい主観的な知識のことをいい、ノウハウや熟練した技能などがそうです。
『形式知』とは、言葉や文章で表現できる客観的で論理的な知識のことをいい、報告書やプログラムなどがそうです。
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